El dilema: ¿RPA o integración?

Una empresa de logística en Lima tiene un proceso: cada mañana alguien descarga órdenes de un portal, las copia en un Excel, luego las ingresa en su ERP. Esto toma 2 horas/día, 5 días/semana. Es 40 horas/mes de trabajo administrativo.

El gerente escucha hablar de RPA (Robotic Process Automation) y piensa: "Voy a poner un robot que haga esto". Busca soluciones RPA. Algunos venden licencias por S/ 5,000-10,000/mes.

Pero antes de contratar RPA, deberías preguntar: ¿Existe una API que me permita descargar órdenes directamente desde ese portal? Si existe (y frecuentemente existe), una integración sería mejor.

Ambas automatizaciones pueden resolver el problema. Pero una es frágil, la otra es robusta. Elegir mal te cuesta en mantenimiento y confiabilidad.

¿Qué es RPA?

RPA es un "robot" que interactúa con interfaces gráficas (pantallas) exactamente como lo haría una persona:

• Abre un navegador.
• Entra a un sitio web.
• Llena campos de formularios.
• Hace clic en botones.
• Descarga archivos.
• Copia y pega datos.

Es como si contrataras a alguien por tiempo indefinido para hacer clicks a ritmo constante, 24/7, sin cansarse.

Ejemplo de RPA: UiPath, Blue Prism, Automation Anywhere (software que graba acciones de usuario y las repite).

¿Qué es una integración?

Una integración conecta dos sistemas directamente a través de APIs (Application Programming Interfaces) o conectores.

• Sistema A dice: "Tengo nuevas órdenes".
• Sistema B escucha eso y recibe los datos automáticamente.
• No hay interfaz gráfica, no hay clicks, es directo servidor-a-servidor.

Ejemplo de integración: Shopify → ERP, usando API de Shopify. Los datos fluyen sin que nadie haga clicks.

RPA vs Integraciones: Comparación

Aspecto	RPA	Integración
Velocidad implementación	Rápida (días a 2 semanas)	Lenta (2-4 semanas)
Confiabilidad	Baja (frágil a cambios UI)	Alta (cambios se manejan en API)
Mantenimiento	Alto (si UI cambia, se rompe)	Bajo (cambios en backend, no en UI)
Escalabilidad	Limitada (número de robots vs capacidad)	Ilimitada (servidor maneja cualquier volumen)
Costo inicial	Bajo-Medio (S/ 5K-15K)	Medio-Alto (S/ 15K-40K)
Costo operativo	Alto (licencias RPA: S/ 3K-8K/mes)	Bajo (hosting: S/ 500-2K/mes)
Total 2 años	S/ 15K + S/ 72K-192K = S/ 87K-207K	S/ 40K + S/ 12K-48K = S/ 52K-88K
Trazabilidad/auditoría	Débil (logs de clicks, no datos)	Excelente (auditoría de transacciones)
Seguridad	Riesgos (almacena credenciales)	Segura (tokens, OAuth)
Mejor para	Quick wins, procesos muy simples, temporal	Automatización a largo plazo

Cuándo usar RPA

Situación 1: No hay API disponible

Ejemplo: Tu proveedor tiene un sistema antiguo sin API. Solo hay interfaz web. No puedes integrar directamente.

• Opción 1: Pedir al proveedor que habilite API (puede tomar meses).
• Opción 2: Usar RPA mientras esperas.

Situación 2: No tienes acceso a base de datos

Ejemplo: SUNAT tiene portal de facturación. No publican API para descargar reportes. Solo puedes acceder por navegador.

• RPA puede descargar reportes automáticamente cada día.
• Integración no es posible sin API.

Situación 3: Es una solución temporal

Ejemplo: Necesitas automatizar un proceso YA (en 1 semana) mientras construyes una integración robusta (que toma 6 semanas).

• RPA cubre la brecha de 5 semanas.
• Luego la reemplazas con integración.

Situación 4: Proceso muy simple y raramente cambia

Ejemplo: Todos los meses descargamos un archivo de un sitio y lo subimos a otro. Toma 30 minutos, es siempre igual.

• RPA puede hacerlo automáticamente.
• Costo-beneficio es positivo.

Cuándo usar integraciones

Situación 1: Hay API disponible

Ejemplo: Shopify tiene API. AWS tiene API. Puedes traer datos directamente desde el servidor.

• Usa integración.
• Es el camino correcto 90% del tiempo.

Situación 2: El proceso es crítico

Ejemplo: Sincronización de órdenes de clientes. Si falla, los clientes no reciben su pedido.

• Necesitas confiabilidad máxima.
• RPA no es confiable. Usa integración.

Situación 3: Alto volumen de datos

Ejemplo: 10,000 transacciones/día.

• RPA manejaría lentamente (10,000 clicks).
• Integración maneja 10,000 registros en segundos.

Situación 4: Necesitas auditoría SUNAT

Ejemplo: Facturación electrónica, contabilidad.

• SUNAT exige trazabilidad completa.
• RPA no proporciona eso.
• Integración sí (cada transacción registrada).

Caso real 1: Distribuidora que eligió mal (RPA)

ANTES:

• Proceso manual: alguien descargaba órdenes de Shopify cada hora, las copiaba en Excel, las ingresaba en ERP SAP.
• Tiempo: 4 horas/día.
• Errores: 15% (orden perdida, número incorrecto, cantidad duplicada).

LA DECISIÓN: Implementar RPA (UiPath)

• Escucharon que RPA era "rápido de implementar".
• Compraron licencia: S/ 7,000/mes.
• Desarrollador configuró el robot en 2 semanas.

PRIMEROS MESES: Funcionó bien

• Robot descargaba órdenes, las ingresaba en SAP.
• Ahorró 4 horas/día.
• Costo: S/ 7,000/mes.

PROBLEMA: Shopify actualizó su interfaz

• Cambió el layout del portal (botones en otro lugar).
• El robot no encontró los botones. Se atrapó.
• Órdenes dejaron de procesarse. Caos operativo.
• Desarrollador tuvo que reconfigurar el robot (S/ 3,000, 1 semana de trabajo).

SEGUNDA ACTUALIZACIÓN: Pasó de nuevo

• 6 meses después, Shopify actualizó de nuevo.
• Robot se rompió nuevamente.
• Otra vez S/ 3,000 en arreglos.

REALIDAD: Hubiera sido mejor integración desde el inicio

• Shopify tiene API. Es pública, estable, documentada.
• Integración habría costado S/ 20,000 (desarrollo único).
• Costo operativo: S/ 300/mes (hosting).
• En 2 años: RPA costó S/ 175,000 (7K×24 meses + 6K reparaciones). Integración habría costado S/ 27,200 (20K + 300×12 × 2).
• Diferencia: S/ 147,800 ahorrados con integración.

La lección: RPA es más caro a largo plazo, especialmente si hay API disponible.

Caso real 2: Call center que eligió bien (Integración)

SITUACIÓN INICIAL:

• Call center con 30 operadores.
• Sistema telefónico = plataforma X.
• CRM = plataforma Y.
• Cuando cliente llamaba, el operador buscaba en CRM MANUALMENTE.
• Si número estaba mal, perdía el cliente.
• Tiempo promedio búsqueda: 2 minutos.
• Llamadas/día: 500. Tiempo perdido: 1,000 minutos/día.

LA DECISIÓN: Integración (CTI - Computer Telephony Integration)

• Sistema telefónico tenía API (publicada pero no usada).
• CRM tenía API.
• Decidieron integrar: cuando llamada entra, CRM se abre automático con datos del cliente.

IMPLEMENTACIÓN:

• Desarrollo: 4 semanas.
• Costo: S/ 30,000 (pago único).
• Hosting: S/ 800/mes.

RESULTADO (después de 2 meses):

• Cuando cliente llama, automáticamente aparecen sus datos (nombre, teléfono, historial).
• Operador ve información al primer ring.
• Tiempo de búsqueda: 0 segundos.
• Ahorro: 1,000 minutos/día = 167 horas/mes.
• Productividad operadores: +25%.
• Satisfacción cliente: +30% (se sienten reconocidos).
• Rotación operadores: bajó (trabajo menos frustante).

FINANCIERO (2 años):

• Costo desarrollo: S/ 30,000.
• Costo hosting 2 años: S/ 19,200 (800/mes × 24).
• Total: S/ 49,200.
• Ahorro en productividad: 167 h/mes × 20 operadores × S/ 25/hora = S/ 83,500/mes.
• En 1 mes se pagó. En 2 años: ROI infinito (al mes 1 ya recuperó inversión).

La matriz de decisión: ¿RPA o Integración?

Pregunta	Sí = Integración	No = Posible RPA
¿Existe API del sistema?	Usa integración	Considera RPA
¿Es proceso crítico?	Usa integración	Riesgo con RPA
¿Alto volumen (1000+/día)?	Usa integración	RPA muy lento
¿Necesita auditoría/SUNAT?	Usa integración	RPA insuficiente
¿Requiere solución YA (esta semana)?	Usa RPA temporal	RPA es temporal
¿Sistema cambia frecuentemente?	Usa integración	RPA se rompe
¿Presupuesto muy bajo?	Considera RPA corto plazo	RPA es cheaper inicial

Tipos de integraciones (más allá de RPA)

1. Integraciones nativas (si están disponibles)

Ejemplo: Shopify + Accountable (tiene integración built-in).

• Mejor opción: uso de integraciones nativas del software.
• Costo: S/ 0 (generalmente incluida) a S/ 2,000/año.
• Tiempo: configuración en horas.

2. Zapier, Make, n8n (herramientas de automatización sin código)

Ejemplo: "Cuando ingresa un email en Gmail con tema 'orden', crea un fila en Google Sheets".

• Conecta apps populares sin escribir código.
• Costo: S/ 100-1,000/mes.
• Tiempo: configuración en horas.
• Limitaciones: no tan flexible como código custom.

3. APIs personalizadas (código custom)

Ejemplo: Desarrollador escribe código para conectar Tu-ERP-Local con Shopify.

• Más flexible, más potente.
• Costo: S/ 15,000-50,000 (desarrollo).
• Tiempo: 2-6 semanas.
• Mejor a largo plazo.

4. RPA (último recurso)

Cuando: No hay alternativa (no hay API, no hay conector).

• Costo: S/ 5,000-10,000 setup + S/ 3,000-8,000/mes.
• Tiempo: 1-2 semanas.
• Riesgo: frágil, requiere mantenimiento.

El flujo de decisión: Cómo elegir

Paso 1: ¿Existe integración nativa?

• Sí → Úsala (mejor opción).
• No → Paso 2.

Paso 2: ¿Existe API de ambos sistemas?

• Sí → Considera API custom o Zapier/Make (mejor que RPA).
• No → Paso 3.

Paso 3: ¿Es solución urgente o temporal?

• Sí → RPA rápido mientras construyes alternativa duradera.
• No (es long-term) → Paso 4.

Paso 4: ¿Es proceso crítico o alto volumen?

• Sí → No recomiendo RPA. Busca API o desarrolla custom.
• No → RPA puede funcionar si proceso es simple.

Herramientas de automatización (comparación de costos)

Herramienta	Tipo	Costo/mes (S/)	Mejor para
Zapier	No-code integración	S/ 100 - 1,000	PYMES, procesos simples
Make (ex Integromat)	No-code, más flexible	S/ 150 - 800	Flujos complejos, PYMES
n8n	Open source, self-hosted	S/ 0 + hosting	Tech-savvy, full control
UiPath	RPA enterprise	S/ 5,000 - 15,000	Grandes empresas, procesos complejos
Blue Prism	RPA enterprise	S/ 6,000 - 12,000	Empresas grandes, seguridad crítica
Automation Anywhere	RPA cloud	S/ 3,000 - 8,000	Cloud-first, escalabilidad
Desarrollo custom (API)	Código personalizado	S/ 0 + desarrollo	Soluciones únicas, largo plazo

Los 6 errores más comunes en automatización

1. "Voy a automatizar TODO."

No todo debe automatizarse. Algunos procesos con excepción ocasional son mejor manuales. Automatizar cuesta dinero. Si proceso ocurre 2 veces/año, no justifica automatización.

2. "RPA es más barato que desarrollo."

A corto plazo sí. A largo plazo, no. RPA cuesta S/ 3K-8K/mes. En 2 años = S/ 72K-192K. Desarrollo cuesta S/ 20K-40K pago único.

3. "Automatizo antes de entender el proceso."

Si automatizas un proceso ineficiente, solo lo haces más rápido. Primero optimiza (elimina pasos inútiles), luego automatiza.

4. "Implemento RPA sin documentación."

Meses después, el robot se rompe y nadie sabe cómo arreglarlo. Siempre documenta: qué hace el robot, dónde está configurado, qué pasa si falla.

5. "Elijo RPA porque "es más rápido"."

Rápido no siempre es mejor. Es rápido implementar, pero lento mantener y caro operacionalmente. Prioriza sostenibilidad.

6. "No tengo plan B si el robot falla."

¿Si el robot se rompe a las 3 AM, quién lo arregla? Necesitas fallback manual o alertas para intervenir rápido.

Hoja de ruta: Automatizar un proceso (8 semanas)

Semana 1-2: Auditoría del proceso

• ¿Cuántas horas/mes se gasta?
• ¿Cuántos errores ocurren?
• ¿Cuál es el costo real?
• Mapear el flujo exacto.

Semana 3: Investigar opciones

• ¿Hay API disponible?
• ¿Integración nativa existe?
• ¿Zapier/Make pueden hacerlo?
• ¿RPA es la única opción?

Semana 4-5: Prototipo

• Si es integración: desarrolla MVP.
• Si es RPA: configura versión de prueba.
• Testa en ambiente no-producción.

Semana 6: Piloto

• Ejecuta 1 ciclo completo con supervisión.
• ¿Funciona bien?
• ¿Errores? Corrígelos.

Semana 7: Rollout

• Automatización en producción.
• Monitoreo 24/7 primeros 7 días.

Semana 8: Optimización y documentación

• Feedback de equipo. ¿Qué mejorar?
• Documenta: cómo funciona, planes de contingencia.
• Capacita equipo.

Conclusión: RPA O INTEGRACIÓN? La respuesta depende

• Si existe API → Integración (90% del tiempo)
• Si NO existe API y es urgente → RPA temporal
• Si es crítico a largo plazo → Integración custom (vale la pena esperar)
• Si volumen es alto → Integración (RPA es lento)
• Si necesitas auditoría → Integración (RPA no proporciona trazabilidad)

RPA es útil. Pero úsalo como lo que es: una solución temporal de corto plazo. No es substituto de arquitectura de software sólida.

La diferencia: un desarrollador que usa RPA cuando hay API disponible es como alguien que martilla un clavo cuando tiene un destornillador. Ambas herramientas funcionan, pero una es simplemente la correcta.

Checklist: ¿Estoy listo para automatizar?

• ¿Entiendo el costo-beneficio? (horas/mes × salario).
• ¿Investigué si existe API o integración nativa?
• ¿Sé qué pasaría si la automatización falla?
• ¿Tengo presupuesto para la opción correcta (no solo la más barata)?
• ¿Puedo mantener esto en 2+ años?
• ¿He documentado el proceso antes de automatizar?

Si contestaste sí a 5 de 6, estás listo. Si no, revisa antes de implementar. Automatización mal hecha cuesta más que no automatizar.