La facturación electrónica en Perú es obligatoria desde enero 2021 para contribuyentes del Régimen General, y desde enero 2022 para el Nuevo RUS. Implementarla correctamente no solo cumple con SUNAT, sino que optimiza procesos, reduce costos y mejora el control financiero de tu negocio.
Por qué es obligatoria y beneficios
La Resolución de Superintendencia N° 097-2019/SUNAT establece que todos los comprobantes de pago deben ser electrónicos. Los beneficios van más allá del cumplimiento: ahorro de papel, tiempo y errores, mejor trazabilidad y acceso inmediato a información financiera.
Tipos de comprobantes electrónicos
- Factura electrónica: para operaciones gravadas con IGV.
- Boleta de venta electrónica: para operaciones menores a S/ 700.
- Nota de crédito/débito: para modificaciones.
- Nota de débito electrónica: para ajustes positivos.
- Guía de remisión electrónica: para transporte de bienes.
Requisitos técnicos básicos
Para emitir comprobantes electrónicos necesitas:
- Certificado digital emitido por un PSE autorizado por SUNAT.
- Sistema de facturación electrónica (PSE) autorizado.
- Conexión a internet para envío en tiempo real.
- Almacenamiento de comprobantes por 5 años mínimo.
Errores comunes que evitar
- Datos incorrectos: RUC, DNI o razón social mal escritos.
- Secuenciales duplicados: usar el mismo número de serie.
- Envío tardío: comprobantes deben enviarse dentro de 7 días.
- Falta de validación: no verificar respuesta de SUNAT.
- Problemas de conectividad: sin respaldo offline.
Guía paso a paso para implementación
- Evalúa tu situación: verifica si estás obligado y tu volumen de operaciones.
- Elige PSE: compara opciones (gratuitos para bajo volumen, pagos para alto volumen).
- Obtén certificado digital: solicita en entidad autorizada (bancos, notarias).
- Configura tu sistema: integra API o usa software especializado.
- Prueba con datos reales: emite comprobantes de prueba antes de producción.
- Entrena a tu equipo: enseña cómo emitir, anular y consultar.
- Monitorea y audita: revisa logs y estados regularmente.
Integración con sistemas existentes
La clave del éxito está en integrar la facturación electrónica con tu ERP, CRM o sistema contable. Opciones:
- API directa: conecta tu sistema con el PSE vía web services.
- Software intermediario: usa soluciones que se conecten a múltiples sistemas.
- Módulos personalizados: desarrollo a medida para tu flujo específico.
Estados y validaciones SUNAT
Cada comprobante pasa por diferentes estados:
- Enviado: comprobante enviado a SUNAT.
- Aceptado: validado correctamente.
- Observado: requiere corrección (puedes emitir nota de crédito).
- Rechazado: no válido (debes anular y reemitir).
- Anulado: cancelado por el emisor.
Caso práctico: PYME de servicios
Una empresa de consultoría redujo su tiempo de facturación de 2 días a 15 minutos al integrar su CRM con un PSE. Ahora emite facturas desde WhatsApp, valida automáticamente con SUNAT y envía PDF por correo al cliente. Su tasa de error cayó del 15% al 2%.
Checklist de implementación
- Verificar obligatoriedad según régimen tributario.
- Seleccionar y contratar PSE autorizado.
- Obtener certificado digital válido.
- Configurar ambiente de pruebas.
- Definir flujo de emisión y aprobación.
- Establecer procedimiento de contingencia.
- Capacitar al personal responsable.
- Configurar alertas para rechazos/observaciones.
Costos aproximados
- Certificado digital: S/ 150-300 anuales.
- PSE gratuito: hasta 100 comprobantes/mes.
- PSE pago: S/ 50-500 mensuales según volumen.
- Integración personalizada: S/ 2,000-10,000 (una vez).
Recomendaciones finales
- Empieza con pruebas en ambiente de homologación.
- Mantén respaldo de todos los comprobantes.
- Monitorea respuestas de SUNAT diariamente.
- Actualiza tu software regularmente.
- Ten un plan B para contingencias.
En TSDFACT desarrollamos integraciones personalizadas que conectan tu sistema actual con SUNAT, manejando validaciones, reintentos y reportes automáticos. Podemos empezar con un diagnóstico gratuito de tu situación actual.